トラブらない引継ぎの仕方
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引き継ぎでおなじみのジャパネットたかた
[ 60] 引き継ぎとは！ トラブらない引継ぎの仕方 【リクナビＮＥＸＴ】
【参考サイトURL】 http://rikunabi-next.yahoo.co.jp/04/step/troublenai.html
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例えば、残った仕事を片付けるにはどのくらいの期間が必要か、後任者に仕事の内容、進め方をすべて引き継ぐのにどの程度の時間がかかるのか、あいさつ回りをしなければならない顧客や取引先はいくつあるかなど詳細まで詰めて、カレンダーや手帳に具体的な日程を書き込んでみる。
スケジュールを組むコツは、余裕を持たせること。退職日の3日前までに終了できるよう組んでおけば、たとえ予定外の業務や残務整理が入ったとしても、3日もあれば十分対応できるだろう。
スケジュールも立てっ放しではなく、遅れているところは軌道修正するなど、進捗状況を確認しながら進めたい。引き継ぎが終わらなかったために、転職後も前の勤務先に通っていたという笑えない話もあるからだ。
後任者が決まったら、できる限り時間を割いて細かく打ち合わせ、時間が取れれば、一連の業務を後任者と一緒にやってみる。そうすることで、後のトラブルを防ぐことにもつながる。だが、お互いに時間に余裕がなく、後任者も一度説明されただけでは理解できないこともあるだろう。
そのためにも、引き継ぎ業務の内容はできるだけ文書にして残し、ファイルにする、あるいはパソコンの共有フォルダーに入れるなどして、退職後も後任者が無理なく仕事を進められる体制をつくっておこう。
なお、職種によって引き継ぐ内容や方法も異なる。営業職なら、過去の取引状況や契約内容、今後のニーズ、そして先に述べた顧客情報を伝えることが最も重要だ。ＳＥなど技術職の場合は、案件ごとに仕様書や必要書類をまとめ、プロジェクトの進捗状況などが一目で分かるようにしておく。
また、本人にしか分からないトラブルの内容や、緊急の用件が発生する可能性もあるので、後任者や上司には退職後も連絡が取れるよう、携帯電話の番号や個人のEメールアドレスを伝えておいた方がいいだろう。
何より、あいさつなしに後任者がいきなり顧客を訪れたとしたら、会社の教育体制に疑問を持たれるなど、これまでに築いた信頼関係すら失いかねない。取引先には必ず後任者を伴って退職のあいさつに行き、退職後も変わらず取引してもらえるようお願いしよう。
そんなときは、事務的な作業や共有スペースの整理、郵便物の配布など、雑務を積極的にこなすようにするといい。暇そうにしていれば周囲も気を使うし、中には不愉快に感じる人もいるかもしれない。
たとえ周囲が気にしていなくても、「そう思われているのではないか」と考えるだけでストレスにもなる。できるだけ周囲を手助けする姿勢を見せることで、「居づらさ」は軽減することができるだろう。
辞める直前まで後任者が決まらなかったので、担当業務は文書で残すことにした。 計30社、顧客ごとにファイルを作成し、これまでの取引状況や顧客のニーズ、担当者の連絡先などの詳細をまとめた。 最終的に、担当顧客は数人の同僚に振り分けられたが、ファイルを渡すだけで、あっという間に引き継ぎ作業が完了した。
ひとつの記事を一緒に進行することで仕事の段取りを教えようとしましたが、途中、何度もつまずいては自信喪失。食事をおごったり愚痴を聞いたりとフォローしたかいもあり、ようやく独り立ちできたときは本当にうれしかったですね。
引き継ぎでおなじみのジャパネットたかた
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